Viáticos: lo que todo trabajador viajero debe saber

Cuando un trabajador se desplaza fuera de su lugar habitual de labores por motivos de la empresa, el empleador tiene la obligación de cubrir los gastos que esto genere. 

Estos recursos, conocidos como viáticos, están contemplados en la legislación mexicana para asegurar que el empleado no utilice su salario para costear actividades laborales.

Aunque la Ley Federal del Trabajo (LFT) no tiene un capítulo específico sobre viáticos, diversas disposiciones establecen que cubrir estos gastos es un derecho del trabajador y una obligación para el patrón.

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¿Qué gastos deben cubrirse?

Los viáticos se dividen en tres categorías principales: hospedaje, alimentación y transporte. Esto incluye desde boletos de avión o autobús hasta taxis, hoteles y comidas durante el viaje. También pueden contemplarse gastos incidentales como casetas, estacionamientos o renta de vehículos, siempre que sean necesarios para cumplir con la comisión.

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Cada empresa puede definir políticas internas sobre montos y procedimientos, pero siempre debe garantizar la cobertura de los gastos esenciales.

Reglas fiscales: distancia y comprobación

Para que los viáticos sean válidos fiscalmente, la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) exige que el viaje supere los 50 kilómetros desde el centro de trabajo. Además, el trabajador debe entregar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de cada gasto.

Los pagos mayores a $2,000 pesos deben realizarse por medios electrónicos autorizados por el SAT, como transferencias o tarjetas bancarias.

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¿Forman parte del salario?

Por regla general, los viáticos no se consideran salario, ya que son herramientas de trabajo. Sin embargo, si se entregan de forma permanente y fija, como ocurre con vendedores o técnicos que viajan constantemente, pueden integrarse al salario según el artículo 84 de la LFT. Esto impacta en el cálculo de prestaciones como aguinaldo, vacaciones e indemnizaciones.

Obligaciones de ambas partes

El patrón debe entregar los recursos anticipadamente o reembolsarlos, y registrar los viáticos en el CFDI de nómina, especificando cuáles fueron comprobados. El trabajador, por su parte, debe usar los fondos exclusivamente para la comisión y entregar los CFDI correspondientes. Si sobra dinero, debe reintegrarlo.

En casos especiales, como retrasos en viajes de transporte, el artículo 263 de la LFT obliga al patrón a cubrir hospedaje y alimentación. El incumplimiento puede generar sanciones legales.

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